Policy for equality

Background

Agap2IT Portugal currently has more than 600 employees in different countries, and we know how important it is to adopt a socially responsible attitude in everything that surrounds us. This is why we created a Plan for Diversity, Equality and Inclusion where we are committed to contribute to the construction of a fairer, more balanced and more sustainable world.

To carry out a comprehensive and correct assessment with regard to Equality at Agap2IT, we have considered the guidelines and good practices of:

• Guidefordrawing upplans for equality, published by CITE;
• Internal platform for managing objectives, targets and actions associated with SDGs 5 and 10;
• Continuousevaluationof the objectives and measures defined so that they are as appropriate as possible to the reality of the moment.

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Our purpose

The values of equality, diversity, and inclusion have always been part of Agap2IT's essence. Over time, we have made these principles one of our priorities within the scope of Corporate Social Responsibility, as well as among the leadership of various areas and departments. Agap2IT has launched the Empower Voices program. Focused on diversity, equality, and inclusion, it aligns with the United Nations Sustainable Development Goals 5 (Gender Equality) and 10 (Reduced Inequalities).

In this regard, the initiative began with a company-wide diagnosis to identify existing actions and measures worth maintaining, as well as to assess the current situation to determine new measures to implement. Specific objectives were defined with associated actions (some already implemented, others in progress, and others yet to be implemented).

The purpose of this equality plan is to ensure the implementation and promotion of best practices, to publicly affirm Agap2IT's commitment to these values, and to constantly monitor and improve the defined objectives and outcomes. These principles are clearly stated in both the company's Code of Conduct and Internal Policy, and this plan should be read in alignment with them.

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Commitments

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I . Recruitment and Hiring

Promoting equality starts from the moment of recruitment. At Agap2IT we guarantee a fair process for all candidates across different topics.

• All recruitment advertisements are inclusive, making clear Agap2IT’s guarantee that the only criteria for recruitment will be the ability and adaptability of each person to the position;
• The entire recruitment process is carried out with respect for each person's personal characteristics, ensuring that none of them has any influence on the process.

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II . Work Life Balance

Agap2IT promotes a balance between work and personal life for each employee in differentways:

• In terms of scheduling vacations, the process is unilateral according to the employee's interests and needs, without placing the work of the team and in agreement with their superior;
• Employees' hours are flexible and work can be carried out taking into account the needs of each person, always without compromising the work to be carried out and in agreement with the hierarchical superior;
• Theworkmodelis hybrid,always in agreement with the hierarchical superior;
• Some of the events/trainings at Agap2IT are open to family members in order to involve everyone within the company;- Possibility for employees to accompany their child on the first day of school (up to the 12th year) as long as it is aligned and approved with the hierarchical superior;- Offering a birth kit to encourage employees to experience motherhood/fatherhood freely.

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III . Training and Recognition

• Ensure and define procedures in which the promotion of an employee is based on their skills;
• Implement ways of working that ensure that everyone is encouraged to develop their potential and use their talent;
• Ensure that everyone feels respected and able to do their best;
• Ensure that training, development and progression opportunities are available to everyone.
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IV . Awareness and Participation

• Internal and external communications that reinforce Agap2IT’s commitment to the topic and make the company's reality known;
• Offering specific training on Diversity, Equality and Inclusion in order to work in a reality free from prejudice and discrimination;
• Promotion of employee involvement in the implementation of this policy through internal and external initiatives;
• Internal lectures within the themes where we invite employees to be speakers;
• Creation of internal debate groups where, every three months, employees discuss a different topic within diversity, equality and inclusion.

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V . Guarantee of Non-Discrimination

• Existence of codes of conduct and policies that condemn situations of moral and/or sexual harassment, as well as what should be done in these situations;
• Promotion of an internal culture in which the individual differences and contributions of all team members are recognized and valued, allowing fair participation in their work and respective activities;
• Defense of a work environment based on mutual respect and free from intimidation, harassment, victimization and discrimination, creating effective mechanisms to investigate complaints involving discriminatory practices in general;
• Possibility of anonymous reporting of irregularities so that employees can report specific situations;
• Review practices and processes whenever necessary to ensure compliance with this policy.

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VI . Commitments and External Partnerships

To achieve its goals, Agap2IT also creates partnerships that help it realize its ideas and defend its ideals.

• Signing of the Portuguese Charter for Diversity: European Union: initiative that encourages companies to make a commitment to the topic.
• Charter of the alliance for equality in ICT: reinforces the commitment to cooperation to promote the fight against sexual segregation in educational and professional choices.

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MONITORING AND COMMUNICATION

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Monitoring

The working group created within the scope of Corporate and Social Responsibility will be responsible for monitoring and implementing the equality plan, always with the approval and support of the CEO, as well as the directors associated with each one of the measures. In other words, the measures defined for each department will always be reviewed and analyzed by their directors.

Reviews are carried out with the maximum frequency of one year and can be revised at any time that makes sense for the company. Furthermore, an internal platform was created that allows us to manage the actions that are being implemented, as well as the objectives that we are achieving.

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Communication

Agap2IT’s equality plan is shared internally and externally. Through a set of communication measures (internal and external), it reinforces its commitment to the topic. Therefore, it uses interviews and articles written by employees in order to express its position, as well as raise awareness of the topic.

At the same time, it uses digital channels to share information and content that keeps employees up to date with issues and raises awareness.

Furthermore, all employees will be aware of the existence of this plan through:

• Internal newsletter informing about the creation of the equality plan;
• Internal platform where it is available to be consulted whenever necessary;
• Furthermore, the plan will also be available on the company's website for consultation by both internal and external people.

Qual é o objetivo do tratamento?

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Objetivo Legal do tratamento

Os objetivos do tratamento dos dados pessoais são determinados pela execução de diversos tipos de contratos formalizados, que se tornam necessários para continuar a atividade da empresa, entre os quais destacamos:

• A execução dos contratos de prestação de serviços que mantemos com os nossos clientes;
• Contratos de trabalho que temos com os nossos colaboradores;
• Gestão de processos internos para clientes e colaboradores;
• Gestão contábil, fiscal e administrativa;
• Gestão de litígios;
• Controlo de segurança física e cumprimento das obrigações legais.

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Nos termos do GDPR, estamos legitimados pelos seguintes fins legais (Legalidade do Tratamento):

1. Execução de contratos ou etapas pré-contratuais – O tratamento é necessário para a conclusão, execução e gestão de contratos aos quais o titular dos dados seja parte, ou a pedido do titular dos dados.
2. Cumprimento de obrigação legal – Para o cumprimento de uma obrigação legal a que a empresa está sujeita. Por exemplo, comunicação de dados fiscais.
3. Perseguir um interesse legítimo, como a segurança de pessoas e bens, a melhoria da qualidade de um serviço, e promover a transparência no âmbito da Responsabilidade Social. A mOongy, S.A. realiza um teste de ponderação devidamente registrado que garante a legitimidade do tratamento.
4. Consentimento - Sempre que os fundamentos legais listados acima não sejam aplicáveis, a mOongy, S.A. solicita o Consentimento do Titular dos Dados. O Consentimento é uma expressão livre, específica, informada e explícita da vontade por meio de uma declaração ou ato inequívoco (e escrito) no qual o Titular dos Dados autoriza o Tratamento.

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A revogação do consentimento pode ser solicitada a qualquer momento, enviando uma solicitação simples para o endereço de e-mail: gdpr@agap2-ind.pt.

Os dados pessoais coletados por nós serão tratados e mantidos de acordo com os fins e pelo período mínimo legalmente necessário.

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Com quem podemos compartilhar seus dados?

A mOongy, S.A. pode, no âmbito de suas atividades básicas, divulgar os dados coletados para cumprir os objetivos indicados nesta política, sendo fornecidos às entidades da rede mOongy, S.A. apenas os dados estritamente necessários para a execução do serviço, com base no cumprimento de obrigação legal (por exemplo, processamento de salários ou qualquer obrigação fiscal que exija isso), e também pode ser comunicado, no estrito necessário, a entidades oficiais sempre que isso for legalmente exigido e pode ser tratado por fornecedores da empresa (por exemplo, auditores internos e externos que nos permitem preservar e melhorar a qualidade do serviço).

Neste sentido, todo o escopo desta política se estende aos tratamentos de terceiros e processadores de dados, considerando:

• Cumprimento do tratamento conforme o GDPR, desta política de privacidade e de um tratamento legal, justo e transparente;
• Os dados coletados são meramente instrumentais para a nossa atividade, destinados a perseguir um propósito específico e legítimo. Qualquer outro processamento não pode ser incompatível com os objetivos específicos.
• Os dados coletados serão aqueles estritamente necessários para o propósito, sendo adequados, relevantes e necessários para os fins e coleta do tratamento, tendo em conta o princípio da minimização de dados.
• Os dados serão mantidos precisos e atualizados, de forma a garantir o princípio da precisão e garantir a sua integridade e confidencialidade;
• Ainda no que diz respeito à integridade e confidencialidade, não poderá haver qualquer tratamento ilegal e/ou não autorizado, a fim de prevenir qualquer perda, destruição ou dano dos dados, através da adoção de todas as medidas técnicas e organizacionais apropriadas;
• A conservação dos dados do Titular dos Dados é uma preocupação para a mOongy, S.A., portanto, os dados permanecerão identificáveis apenas e exclusivamente pelo período necessário para cumprir as finalidades para as quais os dados são processados.

Como desenhamos novos produtos?

Sempre que um novo produto é desenvolvido, garante-se no próprio design (como aspecto primário) que ele possua as medidas técnicas e organizacionais mais avançadas disponíveis na mOongy, S.A. (levando em consideração os riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades dos dados, bem como os riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades das pessoas singulares, estando ciente da variabilidade, probabilidade e gravidade), mantendo a privacidade como pilar ao longo de todo o processo de tratamento. Dessa forma, garante-se a aplicação de todos os princípios determinados pelo RGPD desde a conceção, protegendo os Titulares dos Dados e assegurando os direitos dos titulares dos dados.

Em resumo, a mOongy, S.A. está comprometida em implementar e manter a privacidade presente na fase de desenvolvimento do produto e ao longo de todo o tratamento, garantindo a proteção dos dados desde a conceção do produto (“Privacidade desde a Concepção”).

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Por quanto tempo os dados serão mantidos?

Os dados serão mantidos pelo: período necessário para as finalidades a que se destinam, sendo processados no âmbito da nossa atividade; período máximo de 5 anos para seleção e recrutamento de pessoal; pelos períodos exigidos pelas obrigações legais às quais estamos sujeitos.

OS SEUS DIREITOS

Direitos do titular dos dados

O titular dos dados tem os seguintes direitos, que pode facilmente e de forma gratuita solicitar, através do seguinte e-mail: gdpr@agap2-ind.pt.

Somente em caso de pedidos manifestamente infundados ou excessivos poderá ser cobrada uma taxa pelo exercício destes direitos (de acordo com o artigo 15, nº 3 do RGPD).

Direito de Acesso

O titular dos dados tem o direito de questionar se os dados estão a ser processados ou não e, em caso afirmativo, o direito de aceder aos seus dados pessoais e de ser informado sobre as seguintes informações:

1. Finalidade do tratamento;
2. Categorias de dados a ser processados;
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• Terceiros a quem os dados serão divulgados;
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1. Períodos de retenção previstos ou, se não for possível, os critérios utilizados para definir esse período;
2. Existência do direito de solicitar retificação, eliminação, limitação do tratamento ou oposição ao tratamento;
3. Medidas de segurança e destino relacionadas com a transferência de dados para terceiros países;
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• Direito de apresentar uma queixa à autoridade de supervisão.
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O titular dos dados tem também o direito de obter uma cópia dos dados pessoais que estão a ser processados.

Direito de Retificação

O titular dos dados tem o direito de solicitar e obter a retificação de dados imprecisos e de solicitar que dados pessoais incompletos sejam completados sem demora indevida.

Direito ao Esquecimento

O titular dos dados tem o direito de solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, sem demora indevida, sempre que estes já não sejam necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento. Também pode decidir retirar o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais sempre que deseje exercer o direito de oposição.

Existem algumas exceções a este direito, como, se forem contrárias ao exercício da liberdade de expressão e informação, se forem necessárias para o cumprimento de obrigações legais, se forem necessárias por motivos de interesse público ou saúde pública, se forem necessárias para fins de arquivo de interesse público, investigação científica, histórica, para fins estatísticos ou para o exercício ou defesa de direitos em processos judiciais. Nestes casos, o titular dos dados deve ser informado sobre o motivo pelo qual não é possível responder ao seu pedido.

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Direito à Limitação do Tratamento

O titular dos dados tem o direito de limitar/restringir o tratamento dos seus dados pessoais sempre que ocorrer uma das seguintes situações:

1. Se os dados forem imprecisos e forem contestados durante o período em que é possível verificar a sua precisão;
2. Se o tratamento for ilícito, mas o titular dos dados se opuser ao término do tratamento e desejar apenas limitar a sua utilização;
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• Se o responsável pelo tratamento já não precisar dos dados para o processamento, mas esses dados forem necessários ao titular dos dados para a declaração, exercício ou defesa de um direito em processo judicial;
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1. Se, a qualquer momento, o titular dos dados se opuser ao respetivo tratamento e este não tiver cessado (i) por motivos imperiosos e legítimos apresentados ao responsável pelo tratamento ou (ii) para fins de declaração, exercício ou defesa de um direito em processo judicial.
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Nas situações acima mencionadas, poderá ser solicitado que suspenda o tratamento ou limite o âmbito do tratamento a determinadas categorias de dados (por exemplo, fornecendo apenas o nome completo e endereço) ou até mesmo a fins específicos de tratamento.

Direito de Notificação

Sempre que o titular dos dados seja solicitado a retificar, eliminar ou limitar o tratamento dos dados, o responsável pelo tratamento informa o titular dos dados que procedeu de acordo com o pedido, salvo se tal comunicação for impossível ou envolver um esforço desproporcionado. Se o titular dos dados assim o solicitar, o responsável pelo tratamento fornece informações sobre os referidos destinatários.

Direito à Portabilidade dos Dados

O titular dos dados tem o direito de receber os dados pessoais que lhe dizem respeito num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina, sem que a mOongy, S.A. possa opor-se nos termos do artigo 20º, nº 1 do RGPD:

• se o tratamento se basear num contrato;
• o titular dos dados tenha dado consentimento;
• o tratamento é realizado por meios automatizados.

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Como posso exercer os meus direitos?

Para exercer qualquer um destes direitos ou para quaisquer questões relativas ao tratamento dos seus dados pessoais, o titular dos dados deve enviar um pedido ao responsável pelo tratamento, para o seguinte endereço de e-mail: gdpr@agap2-ind.pt.

Embora estes direitos sejam esclarecidos ao titular dos dados aquando da recolha dos respetivos dados pessoais, em caso de dúvidas, o titular dos dados pode contactar o responsável pelo tratamento através do e-mail: gdpr@agap2-ind.pt.

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RESPONSABILIDADES

Como protegemos os seus dados?

A mOongy, S.A. tem trabalhado para manter e preservar os dados pessoais, proporcionando um elevado nível de segurança. Em conformidade com o princípio da segurança, segredo e privacidade, garantimos o tratamento dos seus dados apenas por pessoas autorizadas, acessando e tratando os seus dados apenas por aqueles que têm legitimidade para tal, sempre de forma confidencial. Foi adotado o princípio da "necessidade de saber", onde os colaboradores só podem ter acesso a dados pessoais se for estritamente necessário para o desempenho das suas funções. O tratamento fora deste âmbito é considerado proibido e sujeito a sanções disciplinares, de acordo com as nossas políticas e procedimentos internos de segurança e confidencialidade, que são periodicamente atualizados conforme necessário.

Dependendo da natureza, âmbito, contexto e finalidades do tratamento de dados, bem como dos riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades do titular dos dados, aplicamos, tanto ao definir os meios de tratamento como ao realizar o tratamento, as medidas técnicas e organizacionais necessárias e adequadas para a proteção dos dados.

Não é permitido aos colaboradores utilizar dados pessoais para fins privados ou económicos, transmiti-los a terceiros não autorizados e/ou permitir o acesso de qualquer outra forma.

‍A mOongy, S.A. também se compromete a garantir que, por defeito, apenas dados relevantes, necessários e adequados sejam tratados para cada finalidade específica do tratamento e que tais dados não sejam disponibilizados, sem intervenção humana, a um número indefinido de pessoas.

Embora não esteja previsto, caso ocorra a transferência de dados pessoais para países fora da União Europeia, serão observadas as disposições legais aplicáveis, nomeadamente no que diz respeito à determinação da adequação desse país em relação à proteção de dados e aos requisitos aplicáveis a tais transferências.

Foram também definidas medidas de segurança, que vão desde as melhores práticas até à prevenção de ameaças externas. Estas estão descritas na política de segurança. Caso deseje ter acesso a ela, pode solicitá-la enviando um e-mail para: gdpr@agap2-ind.pt.

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Governança e Conformidade

A G&C é responsável por:

1. Agir em nome do Responsável pelo Tratamento no que diz respeito a todos os deveres e obrigações sob o RGPD;
2. Monitorizar e controlar a conformidade dos processos com o RGPD e com as políticas implementadas de forma adequada e atempada;
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• Garantir que dispõe de todos os recursos necessários para o desempenho das suas funções;
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1. Agir como ponto de contacto para solicitações dos titulares dos dados relativas ao tratamento dos seus dados pessoais e ao exercício dos seus direitos;
2. Realizar uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados se um determinado tipo de tratamento o exigir.

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Violação de Dados Pessoais

Considera-se uma violação de dados pessoais qualquer ato que ponha em causa a segurança dos dados, de forma acidental ou ilícita, e que cause a destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado a dados pessoais transmitidos, armazenados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.

Podemos afirmar com confiança que a Moongy S.A. tem trabalhado para manter e preservar os dados pessoais com um elevado nível de segurança. No entanto, pequenos desvios inesperados podem ocorrer.

Se algum dos nossos candidatos, colaboradores, clientes, subcontratantes ou terceiros detectar ou suspeitar de uma possível violação de dados pessoais, deverá imediatamente enviar um e-mail para gdpr@agap2-ind.pt, indicando o que ocorreu, bem como identificar os dados que possam estar envolvidos. Desta forma, o departamento responsável poderá agir de forma rápida e adequada, de acordo com as normas estabelecidas no Regulamento.

Em caso de violação de dados e na medida em que tal violação possa representar um risco elevado para os direitos e liberdades dos clientes, trabalhadores e outros colaboradores e/ou parceiros, comprometemo-nos a comunicar tal violação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), no prazo de 72 horas após tomar conhecimento do incidente, e aos titulares dos dados pessoais sempre que tal violação possa representar um risco elevado para os seus direitos.

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COOKIES

O que são cookies?

Os cookies são pequenos ficheiros de texto que são armazenados no seu computador ou dispositivo móvel através do seu navegador. Ao navegar, eles registam as suas preferências e permitem que o site identifique o seu dispositivo na próxima vez que aceder ao mesmo.

A qualquer momento, pode decidir ser notificado sobre o recebimento de cookies, verificar ou alterar o tipo de cookies e bloquear a entrada de cookies no seu sistema, através das configurações do seu navegador.

Porquê são usados?

Os cookies são uma parte essencial do funcionamento do nosso website e para facilitar a sua navegação na plataforma, tendo como objetivo principal melhorar a experiência de pesquisa do utilizador. Por exemplo, são usados para ajudar a determinar a utilidade, o interesse e o número de utilizações do website, permitir uma navegação mais rápida e eficiente e eliminar a necessidade de introduzir repetidamente as mesmas informações.

A informação recolhida pelos cookies também nos permite melhorar o website através de estimativas e padrões de utilização, permitindo a sua adequação aos interesses individuais dos utilizadores.

Como descrito abaixo, o website utiliza cookies técnicos ou estritamente necessários, cookies de desempenho, cookies de funcionalidade e cookies de publicidade. Cada um destes cookies pode ser instalado pelos websites da agap2 Indústria (cookies próprios) ou por websites externos à agap2 Indústria (cookies de terceiros) e podem ser removidos assim que o utilizador sai do website (cookies de sessão) ou permanecer no equipamento terminal depois de o utilizador sair do website (cookies persistentes).

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Os cookies atualmente utilizados pelo website são os seguintes:

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Cookies de Funcionalidade

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Cookies de Publicidade

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Revogação e Gestão de Consentimento

O utilizador pode, a qualquer momento, revogar ou alterar as preferências de consentimento previamente concedidas. Para isso, basta aceder à ferramenta de gestão de cookies.

O uso de cookies também pode ser definido nas preferências do seu navegador, nomeadamente nas opções de privacidade. Para tal, recomendamos que consulte a secção/menú de ajuda do seu navegador ou visite as páginas web do respetivo fornecedor.

Reclamação à Autoridade de Supervisão

Embora exista o compromisso da mOongy, S.A. em resolver qualquer tipo de situação, o Titular dos Dados tem o direito de apresentar uma reclamação às autoridades competentes (CNPD) caso algum dos direitos seja negado.

Da autoridade competente:

National Commission for Data Protection (CNPD)

Av. D. Carlos I, No. 134 - 1.º

1200-651 Lisboa / Portugal

Tel: +351 213928400 / Fax: +351 213976832

www.cnpd.pt

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Alterações à Política de Privacidade

A mOongy, S.A. reserva-se o direito de alterar esta Política de Privacidade a qualquer momento, sendo essa alteração devidamente publicada aqui.

Em qualquer caso, sugerimos que reveja esta Política regularmente, de forma a que, no caso de serem introduzidas alterações ou atualizações, possa estar sempre devidamente informado sobre as mesmas.

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Lei Aplicável e Jurisdição

A política de privacidade, assim como a recolha, tratamento ou transmissão de dados de clientes, funcionários e parceiros, são regidas pelas disposições do regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, e pela legislação e regulamentação aplicáveis. Em Portugal, nomeadamente pela Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto.

Quaisquer litígios decorrentes da validade, interpretação ou execução da Política de Privacidade, ou que estejam relacionados com a recolha, tratamento ou transmissão de dados de Clientes, devem ser submetidos exclusivamente à jurisdição dos tribunais judiciais do Distrito de Lisboa, sem prejuízo das normas imperativas legais aplicáveis.

Contacto

Se tiver dúvidas, desejar exercer os seus direitos, fazer sugestões ou apresentar reclamações relativas à Proteção de Dados e a esta Política de Privacidade, pode contactar-nos através do nosso endereço de e-mail: gdpr@agap2-ind.pt.